Mit unsere Lösung starten

Vom Start bis zum Ziel:
Der Weg zu Ihrer digitalen Vereinschronik

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer multimedialen Vereins-Festschrift

Schritt 1: Klarheit über das Jubiläum schaffen

• Zeitpunkt festlegen: Der erste Schritt besteht darin, das Datum und den Anlass des Jubiläums festzulegen. Zum Beispiel könnte es sich um das 20-, 50-, 60-, 75- oder 100-jährige Vereinsjubiläum im kommenden Jahr handeln. Oder Sie planen bereits ein Jubiläum in drei Jahren und wollen mit der Recherche Ihrer Chronik beginnen. Auch eine gemeinsame Dorfchronik für die Feuerwehr, den Fussballverein und dem Obst-und Gartenbauverein, wobei eventuell nur einer der lokalen Vereine ein Jubiläum feiern, ist denkbar. (Vorteil: eine Lizenz für alle Dorfvereine und damit das gesamte Dorf möglich, da die kleinen Vereine als "Abteilung" angelegt werden können!)
• Planungshorizont: Es ist ratsam, mindestens ein Jahr Vorlaufzeit einzuplanen, um genügend Zeit für alle Vorbereitungen zu haben.
• Verantwortlichkeiten klären: Stellen Sie ein Team oder Komitee zusammen, das für die Planung der Festschrift zuständig ist, um die Aufgaben klar zu verteilen und sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos abläuft.

Wir sind ab dem ersten Schritt Ihr Partner: Der Weg zu Ihrer eigenen digitalen Vereinschronik beginnt mit einem kostenfreien Erstgespräch. In diesem Gespräch lernen wir Ihren Verein kennen, besprechen Ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen und skizzieren die ersten Schritte zur Erstellung Ihrer digitalen Chronik.

Schritt 2: Vorbereitung und Digitalisierung

• Inhalte sammeln: Überlegen Sie, welche Inhalte in die Festschrift einfließen sollen. Dies können alte Zeitungsartikel, Fotos, VHS-Kassetten oder andere Medien sein, die digitalisiert werden müssen.
• Technische Vorbereitung: Entscheiden Sie, wo diese digitalisierten Daten zentral gespeichert werden sollen, z.B. in einer Cloud oder einem internen Archivsystem. Wir unterstützen Sie bei diesem Prozess, da die Daten zunächst gesammelt werden müssen, bevor sie in unser System hochgeladen werden können. Alternativ können die Daten auch direkt in unser System hochgeladen werden, wobei dabei historische Daten möglicherweise verteilt bei den Benutzern liegen bleiben. Dies lässt sich für den Kick-off durch die Nutzung eines zentralen Sammelarchivs lösen, um eine saubere Datenstruktur zu gewährleisten. Im späteren Live-Prozess werden neue Inhalte dann stets direkt in das System eingepflegt, sodass keine Zwischenschritte mehr nötig sind.
• Checkliste: Führen Sie eine Checkliste, um festzuhalten, welche Inhalte bereits vorhanden sind und welche noch gesammelt oder digitalisiert werden müssen. Klare Zuständigkeiten helfen, den Überblick zu behalten. Bei vielen Beteiligten kann durch uns ein digitales Projektmanagement-Tool aufgesetzt werden, um die Koordination zu erleichtern und den Fortschritt transparent zu halten.
• Kostenstruktur: In dieser Phase können Sie die Einrichtung Ihrer digitalen Vereinschronik bei uns beantragen. Es fallen keine monatlichen Kosten an, bevor die Chronik online geht.

Nach dem Erstgespräch beginnen wir mit der Planung der Installation Ihrer Chronik-Instanz. Dieser Prozess wird sorgfältig durchgeführt, um sicherzustellen, dass die digitale Chronik optimal auf Ihren Verein zugeschnitten ist und alle notwendigen Funktionen bietet.

Wichtiger Hinweis: Wir übernehmen keine Inhaltsrecherche, Contenterzeugung oder Contentpflege. Diese Aufgaben erfolgen vollständig durch Sie. Wir bieten unsere Lösung ausschließlich als Software as a Service (Mietmodell) an und stellen damit unseren Dienst zur Verfügung!

Hier entstehen Kosten im Rahmen der Einrichtungspauschale. Es fallen keine monatlichen Kosten an, bevor die Chronik online geht. Damit sparen Sie sich die monatlichen Kosten für den Zeitraum der Erstellung.

Schritt 3: Inhalte in unserem System strukturieren und pflegen

• Struktur aufbauen: Beginnen Sie mit der Gliederung der Festschrift, indem Sie die Vereinsabteilungen und Jahresabschnitte festlegen. Dadurch schaffen Sie eine klare Übersicht.
• Jahresübersicht erstellen: Pro Jahr können Sie wichtige Ereignisse und Meilensteine festhalten. Diese können Sie den verschiedenen Abteilungen zuordnen.
• Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit: Mehrere Benutzer können gleichzeitig an der Chronik arbeiten, dank eines integrierten Berechtigungskonzepts. Dadurch ist eine effiziente Zusammenarbeit gewährleistet.
• Pflege und Hochladen der Inhalte: Die digitalisierten Inhalte aus Schritt 2 können einfach in die Chronik hochgeladen und gepflegt werden. Inhalte können jederzeit ergänzt, korrigiert oder aktualisiert werden.

Nach der Installation bieten wir eine etwa einstündige Schulung an, in der wir Ihnen und Ihrem Team zeigen, wie Sie die digitale Vereinschronik pflegen und aktualisieren können. Unser Ziel ist es, dass Sie sich sicher und kompetent fühlen, wenn Sie Ihre digitale Chronik nutzen. Mit der abgeschlossenen Schulung können Sie dann beginnen, Ihre eigene Vereinsgeschichte in die digitale Chronik einzupflegen.

Schritt 4: Festschrift online schalten

• Veröffentlichung: Sobald die Inhalte vollständig und überprüft sind, kann die Chronik live geschaltet werden. Dies kann entweder unter einer eigenen Vereinsdomain oder über eine Subdomain von uns geschehen.
• Integration: Die Chronik sollte auf Ihrer Vereinswebsite verlinkt und in Marketingaktionen eingebunden werden, um als zentrale Informationsquelle zu dienen.

Unser Team steht Ihnen während des gesamten Prozesses zur Seite und bietet Unterstützung und Beratung, wann immer Sie sie benötigen. Wir sind hier, um sicherzustellen, dass Ihre digitale Vereinschronik ein Erfolg wird und die Geschichte Ihres Vereins auf eine ansprechende und zugängliche Weise präsentiert.

Ab dem Zeitpunkt der Onlineschaltung wird unser monatliches Abo aktiv.

Schritt 5: Marketing & Reichweite erhöhen

• Marketingplan erstellen: Nutzen Sie Ihre digitale Chronik für Marketingaktionen. Sie könnten beispielsweise historische Ereignisse auf Social Media teilen, z.B. „Heute vor 20 Jahren...“.
• Sponsoringmöglichkeiten nutzen: Ein exklusiver Sponsoringplatz in der Chronik kann die Kosten senken und zugleich als Einnahmequelle für den Verein dienen. Die Suche nach Sponsoren und die Einbindung in lokale Medien (Presse, Zeitung) sind ebenfalls entscheidend, um die Reichweite zu erhöhen. Das Sponsoringmodul ist kostenfrei, und der Verein kann sein eigenes Sponsoringmodell mit der Chronik abbilden. Dieses Modul kann bereits ab der Einrichtung aktiviert werden, sofern es einen Sponsor gibt, der auch den Prozess der Chronikerstellung unterstützt.

Schritt 6: Die Festlichkeiten und Präsentation

• Jubiläumsveranstaltung: Während der Feierlichkeiten kann die Chronik über einen Präsentationsmodus auf einem großen Bildschirm oder Beamer gezeigt werden. Ein automatisierter Zufallsmodus präsentiert Bilder und Meilensteine, die für die Gäste sichtbar sind, und spart die Erstellung einer eigenen Diashow.
• Präsentation: So kann das Fest durch multimediale Inhalte bereichert werden, die die Geschichte Ihres Vereins auf ansprechende Weise darstellen.

Schritt 7: Nachhaltige Pflege der Chronik

• Nachhaltigkeit: Nach dem Jubiläum sollte die Chronik weiterhin gepflegt und fortgeführt werden. Neue Inhalte können jederzeit ergänzt werden, wodurch die Chronik stets aktuell bleibt.
• Barrierefreiheit: Die digitale Chronik ist jederzeit für alle zugänglich, im Gegensatz zu einer gedruckten Festschrift, die oft verstaubt und nicht genutzt wird.

Ein wichtiger Aspekt unserer Dienstleistung ist die Sicherheit und Kontrolle Ihrer Daten. Wir übernehmen regelmäßige Backups, um sicherzustellen, dass Ihre wertvollen Informationen sicher und geschützt sind. Darüber hinaus haben Sie als Nutzer jederzeit die Möglichkeit, einen Export Ihrer Daten vorzunehmen. Dies gibt Ihnen die volle Kontrolle und Sicherheit, dass Sie immer Zugriff auf Ihre Daten haben.

Unsere Partnerschaft endet nicht mit der Einrichtung Ihrer digitalen Vereinschronik. Wir streben eine langfristige Zusammenarbeit an und unterstützen Sie bei der Erhaltung der Chronik, sodass die Geschichte Ihres Vereins für zukünftige Generationen erhalten bleibt.